【税務調査対策】出張旅費の支給は、細心の証拠残しが必要です 税のお役立ち情報

出張旅費の支給は原則、給与にはならず非課税扱いとなります。また、適切な額で定められた出張旅費規程に基づいて支給される交通費や宿泊費、日当は、実費精算でなくてもかまいません。

出張に伴い使用した地下鉄やタクシーなどの交通費は領収書をもらえないケースも多いことから、出張旅費の名目で経費の水増しや裏金作りに利用する、いわゆる“カラ出張”が行われることも少なくありません。

そのため、税務調査において、出張旅費は必ずチェックされる項目の一つです。そこで、以下で出張旅費の支給について、税務調査対策を検討しようと思います。

調査において無用なトラブルを避けるためには、もちろん、出張したことを立証するための資料を残しておくことが重要となります。

出張旅費規定に基づいての地域ごとに対応した一定額の支給でも給与にはなりませんが、これだけでは出張したことは証明できません。出張報告書は架空で作成できるので、あてにならないとされるかもしれないからです。会社ぐるみでの“カラ出張”は、出張した日とタイムカードとのつじつまあわせも可能です。

そこで、出張したことを証明するためには、「客観的な資料」が必要になります。

例えば、航空運賃や鉄道料金、ホテルの宿泊費などを実費精算として領収書が残るようにする。実費精算でなくても、新幹線の乗車券や飛行機の搭乗券のコピーを出張した社員から入手するなどの管理方法が考えられます。

また、出張した訪問先を明らかにできる名刺やカタログなどの関連資料を保存しておくことも効果的です。

調査で“カラ出張”とされれば、支給した出張旅費相当額が社員に対する賞与として源泉徴収の対象となり、仮装・隠ぺいによる重加算税が課される可能性が高いです。仮に会社ぐるみの裏金作りであれば、確実に重加算税の対象となります。

出張旅費は、実費精算でなくても給与とはならず非課税扱いされるだけに、調査を見越した充分な管理が求められます。

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